Omgaan met een overvloed aan mail
Kunt u niet alles doen wat hier beschreven is?
OpenText Social Workplace (OTSW) helpt u:
Als u gewend bent uw mailprogramma te gebruiken om mailberichten met anderen uit te wisselen, dan weet u ook hoe snel uw inbox volloopt. Sommige van die berichten zijn van groot belang, sommige zijn interessant, maar de grote meerderheid is triviaal of ronduit spam. De enige manier om het kaf van het koren te scheiden is elk mailtje te openen.
OpenText Social Workplace plaatst niet alles in uw inbox. U gebruikt OpenText Social Workplace om berichten te sturen naar online community's. Elke community behelst een specifiek onderwerp, bijvoorbeeld Personeelszaken. U sluit u alleen aan bij de community's die voor u van belang zijn, en dat houdt onmiddellijk al veel voor u triviale mail op afstand.
OpenText Social Workplace community's beschermen u niet alleen tegen een overvloed aan voor u onbelangrijke mail. Anderen die ook geïnteresseerd zijn in de community Personeelszaken zullen lid ervan worden. Zij zien alle berichten van u in de community, en u ziet hun antwoorden daarop terug en nieuwe bijdragen die zij hebben geleverd.
Community's zijn echter niet alleen veredelde mailboxen. U kunt ook bestanden opslaan (uploaden) in een community en u kunt bestanden die door anderen zijn geplaatst downloaden. U kunt die bestanden ook downloaden en eventueel bewerken en ze dan weer terugplaatsen in de community.
Als u liever direct aan een document samenwerkt in de community, dan kunt u wikipagina's starten in de community, die voor alle leden zichtbaar en te bewerken zijn. U kunt zelfs met één muisklik inhoud van andere websites in uw eigen wiki's plaatsen.
Tot nu toe hebben we het gehad over wat OpenText Social Workplace doet met "zaken". Maar u kunt nooit optimaal samenwerken zonder personen te volgen en OpenText Social Workplace helpt u ook daarbij.
Elke gebruiker van OpenText Social Workplace kan zijn een profiel bijwerken met informatie over zijn of haar achtergrond, een foto, en zelfs een privé blog. Stel dat u iemand in uw organisatie zoekt die de Spaanse taal machtig is. U zoekt op "Spaans" en er verschijnt een lijst waarin iedereen wordt getoond met het woord "Spaans" in het profiel.
Om alle ontwikkelingen te kunnen volgen in een complexe organisatie is een uitdaging. OpenText Social Workplace geeft u daarvoor het gereedschap in handen, zowel voor zaken als voor mensen.
U kunt berichten volgen, bestanden plaatsen, of wikipagina's maken of bewerken. Bij elke verandering (er is bijvoorbeeld antwoord op een bericht of een bestand is bewerkt), laat OpenText Social Workplace het u weten.
Iedereen kan statusberichten versturen en die ziet die berichten bijeen op een plek.
En u kunt uw eigen lijst van "buddy's" maken door aan te geven wie u binnen OpenText Social Workplace wil volgen. Zodra deze "buddy's" hun blogs hebben veranderd, wordt u ervan op de hoogte gehouden.U kunt via die lijst ook gemakkelijk met hen contact zoeken via de telefoon of via e-mail of een chaT starten.
Degene die een community aanmaakt bepaalt welke rechten de leden hebben. U kunt, afhankelijk van de doelstelling van de community, menen dat u niet alles kunt doen binnen de community wat van belang zou kunnen zijn. Om daarover van gedachten te wisselen kunt u contact opnemen met de maker of moderator van de community om uw permissies uit te breiden.